Einwilligungsmanagement

Das Einwilligungsmanagement im datenschutzrechtlichen Sinne beschäftigt sich mit der Einwilligung und den technisch-organisatorischen Maßnahmen zur Umsetzung der Vorgaben der DSGVO.

Neben den inhaltlichen Anforderungen an eine wirksame Einwilligungserklärung spielen die rechtswirksame Dokumentation und der Umgang und die Folgen eines Widerrufes eine entscheidene Rolle.

• Die Einwilligungserklärung hat den Anforderungen an die DSGVO zu entsprechen.
• Die Einwilligung ist zu dokumentieren
• Die Nutzung der personenbezogenen Daten ist zu dokumentieren
• Der Widerruf der Einwilligung ist zu planen und in den betrieblichen Ablauf zu integrieren
• Die sich aus einem Widerruf ergebenden Änderungen bei der Nutzung der Daten sind zu prüfen und in den Workflow zu integrieren.

Im Falle eines Widerrufes kann die Rechtsgrundlage der Verarbeitung durch berechtigtes Interesse ersetzt werden?

Die Nutzung personenbezogener Daten beim Versand eines Newsletters erfolgt auf Basis der Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 DSGVO Buchstabe a. Der Nutzer gibt in einem Formular seine E-Mail Adresse und eventuell weitere Daten an und willigt in en Empfang des Newsletters ein. Daraufhin wird die Mail Adresse in einerEmpfängerliste eingetragen und eine Bestätigungsmail an die Adresse versandt. Darin enthalten ist eine Link, den der Nutzer anklickt. Erst wenn die Bestätigung erfolgt (doppeltes Opt-In) wird die Adresse in der Empfängerliste aktiviert und ist für den Empfang der Newsletter freigeschalten. Dies wird mit Hilfe eines elektronischen Zeitstempels in der Empfängerliste dokumentiert.

Der Widerruf erfolgt durch Austragen der Mailadresse aus der Empfängerliste. Auch dies wird in der Liste dokumentiert. Das Einwilligungsmanagement übernimmt hierbei eine Software zur Verwaltung des Newsletters und eine Datenbank, in der diese Anmeldung, das dopptelte Opt-In und der Austrag aufgezeichnet sind. Der Verantwortliche hat dabei einen sehr geringen Aufwand.

Der Aufwand sieht jedoch anders aus,. wenn eine manuelle Kundenverwaltung im Büroalltag stattfindet und statt der richtigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten die Einwilligung genutzt werden soll.